Lessons learned

Binnen het project Survey e-werken en mobiliteit hebben we 950 automobilisten in de regio Amsterdam gevraagd naar hun e-werk gedrag.

Ruim driekwart van de ondervraagden weet wat telewerken is waarbij het flexkantoor (flexibel huren van kantoorruimten en werkplekken) verreweg de onbekendste optie is. Deze ondervraagden zien de voordelen en kunnen ook daadwerkelijk voor één van de drie vormen kiezen. Zestig procent blijft ook daadwerkelijk een of meerdere dagen thuis, rijdt buiten de spits of werkt vanaf een flexplek.

Desgevraagd blijken verantwoordelijkheden op het werk (38%), de angst voor een gebrek aan samenwerking (42%), het niet zien van collega’s (27%) en het belang zelf zichtbaar te zijn (30%) de belangrijkste obstakels te zijn voor het daadwerkelijk besluit om te gaan telewerken. De toestemming van de werkgever of de beschikbaarheid van ICT faciliteiten blijken niet het probleem! Volgens ons kunnen voornoemde barrières op verschillende manieren worden weggenomen. Zo komt bijvoorbeeld de sociale verbondenheid minder in het geding wanneer de werkgever één of twee dagen vaststelt waarop iedereen aanwezig moet zijn. Ook de inzet van social media en ict kan de interactie tussen e-werkers bevorderen.

Overigens schrijven de mensen, die daadwerkelijk e-werken, de voordelen voornamelijk toe aan spitsmijdend werken en thuiswerken en veel minder aan het werken in open flexkantoren. Bij open flexkantoren als relatief nieuwe telewerkoplossing speelt toestemming van de werkgever nog wel een significante rol.

Zoals aangekondigd in een eerdere blogpost hebben we dit jaar een korte reeks experimenten met sociale media uitgevoerd bij de afdeling Projective van Rabobank  Nederland. Het doel van de experimenten was om te leren in hoeverre sociale media een bijdrage kunnen leveren aan verbondenheid en kennisdelen in een afdeling van verspreid werkende project management professionals. De sociale media die voor dit doel zijn geselecteerd en gebruikt zijn Twitter, Sharepoint discussiefora, en een Buddyspotter variant (Hi WaarZitWie).

Onderstaande presentatie vat de aanleiding, uitvoering, en geleerde lessen van de experimenten samen. Enkele interessante uitkomsten zijn:

• sociale media versterken de informele kant van een organisatie;
• sociale media faciliteren het leggen van contact en het elkaar weten te vinden (oftewel het versterken en verrijken van je netwerk);
• sociale media versnellen het op zoek gaan naar informatie ten opzichte van het omslachtige via-via doorverwezen worden naar anderen.

Twitter en discussiefora blijken complementaire meerwaarde te bieden voor kennisdelen. Twitter is georiënteerd  op personen; het faciliteert daardoor het leggen van contact en het versterkt de onderlinge verbondenheid. Discussiefora zijn daarentegen georiënteerd  op onderwerpen, ze faciliteren het elkaar informeren en het terugvinden van informatie over een specifiek onderwerp. Een hechte en gebruiksvriendelijke integratie van Twitter en discussiefora, zoals deze bijvoorbeeld in Yammer te vinden is, lijkt daarom voor het bevorderen van verbondenheid en kennisdelen een zeer geschikte optie.

Exactly two months ago our expertise group started an experiment with Twitter to see how it could facilitate knowledge sharing in between the monthly group meetings, and to see how it could improve social cohesion in the group.
 
Some characteristics of the expertise group

• 14 researchers with a shared interest in how ICT affects work, life, and society;
• they are working in the same research institute, but located over various parts of the building;
• they frequently work elsewhere, for instance during client visits, workshops, conferences;
• they are all working on several different projects at a time;
• they are well acquainted with one another, though not co-working on a daily basis;
• they share a feeling that cohesion and knowledge sharing in the group could be improved. 

(more…)

Two goals that are high on the agenda of Rabobank Netherlands are improving the effectiveness of knowledge sharing, and stimulating new ways of work. Via the “Unplugged” change program, Rabobank is exploring ways to improve and facilitate location and time independent ways of work. In this practical case we investigated how knowledge sharing can be stimulated and facilitated within a department of highly autonomous project management professionals. A leaflet describing the main lessons learned is available here (in Dutch).

Sharing knowledge and collaboration across organisational boundaries is high on the agenda of Rabobank Unplugged. Valuable information from regional offices now sometimes remains unused, while at other times things are reinvented. RaboWiki, an interactive website that allows all Rabobank employees to share and discuss information, contributes to resolve this issue. This flyer (in Dutch) summarizes the steps in the wiki introduction strategy we applied at the Rabobank Knowledge and Information Centre (KIRA).

E-mail is a powerful medium for communication and document distribution. So powerful actually, that it is becoming the victim of its own success. When you keep these 10 simple rules in mind, your communication via e-mail will become more effective. The etiquette is available in an English and a Dutch version.

A growing number of knowledge workers is confronted with the consequences of information overload on a daily basis. In the METIS knowledge management project we performed a pilot study at the petrochemical multinational Basell (now LyondellBasell), where we investigated the causes of information overload and evaluated instruments to reduce the impact of information overload. A leaflet summarizing the study can be downloaded here (English), and a presentation with highlights of the study can be downloaded here (English) or here (Dutch).

A lot of work comes in via your inbox each and every day. In this booklet, we discuss a number of features in MS Outlook 2003 that you can use to deal with this continuous flow of work more efficiently. As a stepping stone, we use a working method that is often taught in time management and personal efficiency courses for dealing with e-mail. (more…)