Onze buren van GriDD consultancy sponsoren dit jaar wederom een goed doel: Duchenne Heroes. Duchenne Heroes is een mountainbiketocht met als doel om geld in te zamelen om de ziekte van Duchenne te bestrijden (dit is een ernstige spierziekte die langzaam alle spieren afbreekt). Om deze ziekte te bestrijden gaan zij in zeven dagen 700km fietsen op mountainbikes. Niet alleen om geld in te zamelen, maar ook om mensen bewust te maken van het feit dat deze ziekte bestreden moet worden.

Naast deelname aan de mountainbiketocht heeft GriDD ook een online veiling opgezet. De items voor deze veiling zijn gratis ingebracht door collega’s, partners en klanten, en de volledige opbrengst van de veiling komt ten goede aan Duchenne Heroes. Ook wij vinden dat de ziekte van Duchenne bestreden moet worden, en we doen daarom mee aan de veiling met een Masterclass “Klaar voor Het Nieuwe Werken”.

Hierbij onze oproep: steun Duchenne Heroes en breng een bod uit op de Masterclass (of één van de andere veiling-items). Wees er wel snel bij, want de veiling sluit op 29 augustus a.s., om 17.30 uur.

Zoals je in meer detail kunt lezen hier, hebben Novay en RSM een benchmark onderzoek gedaan naar de stand van zaken rondom HNW vanuit het publiek-private innovatieproject ProWork. De Nationale HNW Barometer is een instrument waarmee organisaties op macroniveau de overwegingen, de gekozen aanpak en de ervaren effecten van invoering van HNW op hun organisatie kunnen vergelijken met andere organisaties (de markt). Organisaties kunnen hiermee inzicht krijgen in het volwassenheidsniveau van hun organisatie op het gebied van HNW en het kan hen helpen de rationale om HNW veranderingen door te voeren in hun organisatie te onderbouwen. De barometer bestaat momenteel uit data van meer dan 100 Nederlandse organisaties.
Eind van 2011 zal een nieuwe meting worden uitgevoerd. We willen dit graag koppelen aan de week van het nieuwe werken.

Het was inspirerend om te zien dat bij de twee sets van interactieve voordrachten over de Horizontaal toezicht casus bij de Belastingdienst en de Kennisexcellentie casus binnen de Achmea Claim Organisatie diverse oh’s en ah’s van herkenning opkwamen. En dat terwijl de inhoud en aanvliegroute van de casussen heel divers zijn geweest. Dat tekent de meerwaarde van dit onderzoeksconsortium, en dat smaakt ook naar meer.

Zowel bij de Belastingdienst als Achmea leven door de oogharen gezien dezelfde uitdagingen en noodzaak rondom klantgericht, vertrouwen-gebaseerd werken. We komen hiermee ook tot de essentie van HNW. Niet een facilitair of ICT feestje, maar een veranderproces aanhakend bij de primaire processen en doelstellingen van een organisatie.

Voor de Belastingdienst is er sprake van een majeure veranderslag van een controle-gerichte organisatie naar een organisatie die zich opent voor dialoog en interactie. Financiële intermediairs worden nu beschouwd als klanten waarmee een vertrouwensrelatie moet worden opgebouwd. Dit moet leiden tot nieuwe manieren van samenwerken met meerwaarde voor die klant en de klant daarachter: snelle, efficiënte afhandeling van jaarrekeningen op een transparante manier.

Voor Achmea is er sprake van een belangrijke veranderslag naar snelle, efficiënte claimafhandeling door een competente, klantgerichte organisatie en bijhorend claimhandling proces. Een slag die een nieuwe manier van werken en excellent kennisdelen tussen experts in de organisatie vereist. Ook hier staat het opbouwen en waarmaken van vertrouwen centraal.

Het is fijn te zien dat ProWork in beide casussen een steentje heeft kunnen bijdragen aan het vorm en inhoud geven van vertrouwen-gebaseerd werken als sleutel naar de klant. Immers daar ligt ook een van de belangrijkste beloftes van HNW.

Er gaat duidelijk meerwaarde uit van het samen analyseren van diverse casussen. We gaan in het najaar met in eerste instantie de kennispartners CfPB, RSM en VU op dit wat hogere abstractieniveau naar de uitdagingen rond nieuwe manieren van werken nauwkeuriger kijken.

Natuurlijk gaan we door met het organiseren van kennisdeelsessies binnen ProWork. De eerstvolgende sessie zal eind augustus plaatsvinden rondom het thema “Het Nieuwe Ontmoeten”.

De rol van informele ontmoetingsplekken wordt door ontwikkelingen op het gebied van Het Nieuwe Werken steeds belangrijker. Veel mensen gaan steeds flexibeler werken – mobiel werken, thuiswerken, op andere locaties werken, part-time werken – hierdoor is het niet altijd vanzelfsprekend meer dat collega’s elkaar op regelmatige basis tegenkomen. Ontmoetingen zijn echter wel belangrijk om op de hoogte te zijn van wat er speelt in de organisatie, het uitwisselen van kennis en het stimuleren van nieuwe ideeën.

Een van de ruimtes waar medewerkers elkaar informeel ontmoeten is de koffiehoek. Misschien is de koffiehoek zelfs ook wel een ‘nieuwe werkplek’.

Binnen de Belastingdienst voeren Novay en het Center for People and Buildings in het kader van het project ProWork een onderzoek en experiment uit rondom informele ontmoetingsplekken. Doel van het onderzoek is het achterhalen van mogelijkheden, eisen, wensen en trends van het gebruik van informele ontmoetingsplekken in de werkomgeving.

Om het inzicht te verbreden zijn we erg geïnteresseerd in hoe informele ontmoetingsplekken in andere werkomgevingen gebruikt worden en ingericht zijn. Wat zijn elementen die een positief of juist een negatief effect hebben op informele ontmoetingen?

Stuur je foto met een korte omschrijving van de ontmoetingsplek naar ruud.kosman@novay.nl

Bij HNW horen andere werkrelaties en nieuwe vormen van zelfsturing, samenwerking, en kennismanagement. Ook de eisen aan de werkomgeving (kantoor en ICT) veranderen. De organisatie én de medewerker worden continu uitgedaagd om na te denken over de vraag welke werkvormen en werkomgevingen het best passen bij een bepaalde doelstelling. HNW heeft dus een grote invloed op de manier waarop kenniswerk wordt uitgevoerd: er is sprake van een “groeipad” waarlangs HNW steeds verregaander wordt toegepast. Daarnaast doet HNW een zwaar beroep op de vaardigheden van de medewerker om zijn of haar werk zelfstandig en effectief te organiseren. Om daadwerkelijk de vruchten van HNW te kunnen plukken is het van belang om hem of haar hierop goed toe te rusten.

In het ProWork rapport “Het Nieuwe Werken: van teamdoelen naar persoonlijke vaardigheden” beschrijven we de aanleiding en opzet van een workshop en een masterclass die bijdragen aan de ontwikkeling van een HNW teamontwikkelingsagenda c.q. aan de ontwikkeling van persoonlijke HNW vaardigheden. We beschrijven waarom er op team- of afdelingsniveau aandacht moet worden geschonken aan een ontwikkelingsagenda: waar ligt onze ambitie met tijd- en plaatsonafhankelijk werken, hoe maken we het uitvoerbaar, wat moet er dan anders. Vervolgens beschrijven we de rationale en de opzet van een workshop die als doel heeft om bewustwording te creëren over de omvang en impact van HNW voor een afdeling en om een aanzet te geven voor de agenda.

Daarnaast beschrijven we waarom er op individueel niveau bewuster aandacht moet worden geschonken aan persoonlijke HNW vaardigheden: een integrale ontwikkeling van digitale vaardigheden en persoonlijke effectiviteit. We beschrijven de opzet van een masterclass die beoogt om medewerkers meer bewust te maken van vier kernuitdagingen van HNW en de kennis en vaardigheden die nodig zijn om deze succesvol het hoofd te kunnen bieden. De masterclass reikt voorts enkele concrete hulpmiddelen en methoden aan die deelnemers in hun eigen, dagelijkse werk kunnen toepassen.

Wilt u meer informatie, stuurt u dan een mailtje.

Het Nieuwe Werken (HNW) biedt kansen voor de Rijksoverheid. Door het toepassen van nieuwe, slimme manieren van werken kunnen kostenbesparingen worden bereikt en kunnen de effectiviteit en de flexibiliteit van medewerkers worden vergroot. In het onderzoek is voor drie HNW thema’s (Verbondenheid, Flexibiliteit en Leiderschap) een verdiepende studie uitgevoerd. Het doel daarbij was om leerervaringen te verzamelen met betrekking tot de drie  thema’s, en de relatie te leggen met de inzet van middelen (Facilitair, ICT en HRM). Het onderzoek volgt op een eerdere onderzoeksfase waarin diverse HNW initiatieven binnen de Rijksoverheid in kaart zijn gebracht. Er is specifiek gekeken naar de ervaringen met:

De workshop draaide om de volgende vragen:

• Welke vaardigheden moeten mensen ontwikkelen om thuis, onderweg, of in een flexkantoor effectief te kunnen werken?
• Hoe maak je tijd- en plaatsonafhankelijk werken binnen een afdeling uitvoerbaar? Wat moet er dan anders, en hoe?
• Hoe kun je als individu en als afdeling daadwerkelijk de vruchten plukken van deze manier van werken?

Vier inzichten zijn gebruikt als handreiking voor een interactieve zoektocht naar antwoorden op de bovenstaande vragen:

• De “volwassenheidsniveaus” voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken;
• De “uitdagingen” voor de tijd- en plaatsonafhankelijk werkende ambtenaar;
• De middelen die voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken kunnen worden ingezet;
• En de stadia van “innovatie acceptatie” door gebruikers.

De slides die we hebben gebruikt zijn te bekijken en downloaden op SlideShare. We bedanken alle workshop deelnemers voor hun bijdrage aan de levendige discussies!

In het kort:

1. Op het eerste niveau zijn aandacht en inspanning vooral gericht op het technisch mogelijk maken van thuiswerken en/of mobiel werken. Medewerkers krijgen de beschikking over zaken als een laptop, mobiele telefoon, en mobiele internetverbinding. De manier van werken en aansturen verandert echter niet wezenlijk.
2. Wanneer er op uitgebreidere schaal wordt thuisgewerkt en/of mobiel gewerkt dan volgen optimaliserende maatregelen: er kunnen kosten worden bespaard met de invoering van flexplekken, en door het vaststellen van wekelijkse terugkomdagen kan de interne afstemming worden verbeterd. Dit markeert het begin van een andere manier van werken.
3. Op het derde niveau volgt professionalisering van het primaire proces, met aandacht voor resultaatsturing en ontwikkeling van digitale vaardigheden en persoonlijke effectiviteit. Het bewustzijn groeit dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken specifieke competenties vereist en een andere manier van aansturing van de medewerker.
4. Tenslotte volgt professionalisering van secundaire processen met aandacht voor samenwerken, kennisdelen en sociale cohesie door de inrichting van activiteitgerelateerde werkplekken, virtuele samenwerkruimtes, het organiseren van informele kennissessies, en de inzet van sociale media.

(Het vierde stadium is het hoogste maturity level dat we hebben aangetroffen. Het heeft de betreffende afdeling vier jaar gekost om tot dit stadium te groeien.)

Indien correct, kan bovenstaande verdeling worden gebruikt om te bepalen op welk niveau een afdeling of organisatie is aanbeland en welke ontwikkelingen nog moeten worden doorgemaakt. Duidelijk is dat een beweging van niveau 1 naar niveau 4 in één slag moeizaam zal verlopen omdat er dan teveel aanpassingen tegelijkertijd zullen moeten plaatsvinden en de capaciteit van medewerkers om veranderingen succesvol eigen te maken wordt overschreden. Stilstand op een bepaald niveau heeft weer als nadeel dat er geen antwoord wordt geformuleerd op enkele van de uitdagingen die tijd- en plaatsonafhankelijk werken oplevert en men onvoldoende de vruchten van plukt van deze manier van werken.

Ik zou heel graag aanvullende bewijsmateriaal hebben voor het bestaan van bovenstaande stadia. Zijn ze herkenbaar of, liever nog, bekend uit de literatuur?

Binnen de Belastingdienst gaan we in het kader van ProWork een experimenteeromgeving creëren rondom informele ontmoetingsplekken: een ‘intelligente koffiehoek’. Vanwege het flex-karakter van verschillende Belastingdienst kantoren en de toenemende tendens van overal en altijd kunnen werken (mobiel werken, thuiswerken, op andere locaties werken, part-time werken) komen informele contacten tussen medewerkers, op de hoogte zijn van wat er speelt in de organisatie en de sociale verbondenheid steeds vaker onder druk te staan. De koffiehoek is bij uitstek een (ontmoetings)plek binnen een gebouw waar tijd en ruimte is voor contacten en momenten van ontspanning op een informele manier. Interactieve beeldschermen bieden de mogelijkheid om enerzijds (gepersonaliseerd) op-maat informatie aan gebruikers aan te bieden en anderzijds als trigger te dienen voor kennisdelen, sociale conversaties en gezamenlijke beleving.

Doel van het onderzoek is het uitvoeren van een impactstudie naar de nieuwe mogelijkheden, eisen, wensen en trends rondom intelligent gebruik van informele ontmoetingsplekken (ala koffiecorners) in de werkomgeving. Komend halfjaar gaan we d.m.v. praktijkexperimenten met gebruikers de mogelijkheden en beperkingen van een intelligente koffiehoek als (fysiek/virtuele) informele ontmoetingsplek voor social bonding, kennisuitwisseling en co-creatie verkennen. Specifiek gaan we verder de toegevoegde waarde Buzzcuit verder onderzoeken. Zie ook hier. Wat zijn de succesfactoren voor daadwerkelijk gebruik van een intuïtief touchscreen waarop dynamische multimediale, informatie over personen, afdelingen, en nieuwsberichten wordt getoond?

Betrokken partijen:
  

Het ACC is het shared service center binnen Achmea op het terrein van het behandelen van materiële- en letselschade. Het ACC wil bijdragen aan de Achmea ambitie ‘meest vertrouwde verzekeraar’ door ‘world class claimhandlers’ te worden. Dit willen zij realiseren door haar vakmanschap, samenwerken, werken in partnerships en operational excellence. Dat betekent dat het ACC pro-actief werkt aan het verder professionaliseren van kennismanagement in relatie tot ‘ Het Nieuwe Werken’. Doelstelling van de casus is om te onderzoeken hoe inzicht geboden kan worden in en optimaal gebruik gemaakt worden van bestaande kennis in de ACC organisatie uitgaande van de HNW waarden en principes vanuit de Achmea organisatie.

Centrale onderzoeksvraag daarbij is te bepalen hoe de vier kernuitdagingen voor de kenniswerker (in sync, in touch, in flow en in control) een rol spelen in kennisdelen en onderlinge verbinding. Welke structurele, relationele en cognitieve barrières hierbij van invloed zijn en hoe de werkomgeving optimaal kan worden ingericht om inzicht in kennisstructuren te krijgen en kennisdelen te bevorderen.

Betrokken partijen: