De komende tien jaar kan de Nederlandse overheid 7,5 miljard euro besparen als ambtenaren een kwart van hun werktijd vanuit huis werken. Dat berekent ict-dienstenbedrijf Capgemini. De onderzoekers verwachten dat de met thuiswerk gepaarde investeringen na ongeveer twee jaar zijn terugverdiend. Het gaat daarbij om kosten voor de infrastructuur en de (her)inrichting van werkplekken.”

Aldus dit artikel in Computable op 26 maart j.l.

Ik ben altijd een beetje skeptisch wanneer een ICT dienstverlener berekent hoeveel thuiswerken aan besparingen oplevert, een flink deel van de investeringen vloeit tenslotte naar de ICT sector, maar goed. De berekeningen zullen vast wel goed onderbouwd zijn en de bedragen die eruit rollen, laten zien hoe groot het belang is.

Onlangs hebben we in een persbericht gerapporteerd over de resultaten van een telewerken-survey die wij in samenwerking met Rijkswaterstaat en in opdracht van het TelewerkForum hebben uitgevoerd. Mensen blijken thuis het contact met hun collega’s te missen en de informele kennisuitwisseling in de wandelgangen, en ze voelen zich minder zichtbaar op de werkplek. Dit soort ‘zachte obstakels’ blijkt voor veel mensen een grote belemmering te zijn om (meer) te gaan telewerken. Dus zelfs als je alle benodigde ICT middelen ter beschikking stelt, een comfortabele thuiswerkplek vergoedt, en het management opnieuw ‘opvoedt’ dan heb je als overheid die 7,5 miljard nog niet zomaar binnen. Het is een mooi voorbeeld van de weerbarstigheid van de praktijk en van een uitdagende onderzoeksvraag voor consultants en onderzoekers die zich bezighouden met Het Nieuwe Werken.

Sociale media zoals Twitter en Yammer kunnen een rol spelen in contact houden, informele kennisuitwisseling en (virtuele) zichtbaarheid op het werk.  Maar ook na enkele pilots met sociale media, onder andere binnen de Rabobank en Novay, blijft voor mij de vraag bestaan in hoeverre dit middelen zijn waarmee uiteindelijk een meerderheid van kenniswerkers uit de voeten zal kunnen. In het persbericht suggereren we daarom ook een wekelijkse ’terugkomdag’ zoals die in sommige bedrijven (met name in de consultancy sector) al is ingevoerd. Daarnaast kan ook de inrichting van het kantoor slim worden gebruikt om zichtbaarheid, contact, samenwerking en kennisuitwisseling te stimuleren.

Hoe dan ook, het is zaak dat iedereen die zich met de invoering van telewerken bezighoudt beseft dat er aan de kostenbesparing ook weer een prijskaartje hangt. Er is expliciete aandacht nodig om de interactie tussen telewerkers te bevorderen en te voorkomen dat het sociale contact – en het daarmee samengaande delen van kennis – teveel in het gedrang komt.

• de baas zien te blijven over een overvolle agenda
• geen tijd hebben voor reflectie of zelfontwikkeling
• eigen doelen moeten stellen, zelf de verantwoordelijkheid moeten nemen
• een gezonde balans zien te houden tussen werk en privé
• moeten samenwerken op afstand
• niet goed weten wat er speelt in je team
• je collega’s weten te vinden, verbonden blijven met je collega’s
• geen eigen werkplek meer hebben, moeten werken op meerdere locaties
• moeten werken met steeds meer applicaties en devices
• je weg zien te vinden in een versnipperd aanbod aan informatie

In een tweede ronde konden de deelnemers brainstormen over de vaardigheden die nodig zijn om deze uitdagingen goed het hoofd te kunnen bieden. Na een inventarisatie en een stemmingsronde kwamen we tot de volgende lijst:

1. Duidelijke prioriteiten kunnen stellen
2. Grenzen kunnen stellen
3. Goed verbindingen kunnen leggen
4. Zelfstandig kunnen werken
5. Gericht zijn op relaties
6. Goed kunnen netwerken
7. “Mindful” kunnen werken, jezelf goed kennen, bewuste keuzes maken

Opvallend was de grote afstand tussen Duidelijk prioriteiten kunnen stellen (de nummer 1 in deze lijst) en alle overige vaardigheden die werden genoemd. Dus wat deze groep deelnemers betreft, met veel vertegenwoordigers uit de HRM wereld, is dit dé vaardigheid van de moderne kenniswerker.

Onderstaande presentatie vat de aanleiding, uitvoering, en geleerde lessen van de experimenten samen. Enkele interessante uitkomsten zijn:

• sociale media versterken de informele kant van een organisatie;
• sociale media faciliteren het leggen van contact en het elkaar weten te vinden (oftewel het versterken en verrijken van je netwerk);
• sociale media versnellen het op zoek gaan naar informatie ten opzichte van het omslachtige via-via doorverwezen worden naar anderen.

Twitter en discussiefora blijken complementaire meerwaarde te bieden voor kennisdelen. Twitter is georiënteerd  op personen; het faciliteert daardoor het leggen van contact en het versterkt de onderlinge verbondenheid. Discussiefora zijn daarentegen georiënteerd  op onderwerpen, ze faciliteren het elkaar informeren en het terugvinden van informatie over een specifiek onderwerp. Een hechte en gebruiksvriendelijke integratie van Twitter en discussiefora, zoals deze bijvoorbeeld in Yammer te vinden is, lijkt daarom voor het bevorderen van verbondenheid en kennisdelen een zeer geschikte optie.