Archive for October, 2010

Project ProWork

Wednesday, October 20th, 2010

ProWork is een publiek-privaat innovatieproject waarin de partners Achmea, ASR nederland, Belastingdienst, Ericsson, IBM, Center for People and Buildings, RSM, Novay en VU Amsterdam, ondersteund door een financiele bijdrage uit het Service Innovatie en ICT programma van AgentschapNL, gedurende anderhalf jaar (juli 2010 – eind 2011) samenwerken aan een gezamenlijke ambitie en doelstelling van performance verbetering door @nders werken.

ProWork ondersteunt de partners op vier gebieden in werkomgevinginnovatie:

Analyse. Verschaf inzicht in succesvolle werkvormen, werkstijlen en patronen en breng bepalende gedragsfactoren rondom nieuwe manieren van werken in kaart. Bepaal de effecten van HNW op samenwerken, kennisdelen en individuele performance. Verzamel good practices van succesvolle nieuwe manieren van werken. Creëer instrumenten om effectiviteit en prestatieverbetering te kunnen analyseren en te meten in de context van specifieke businesssituaties.

Verbetering. Begeleid partners in pilots met kennis en kunde van introductie van nieuwe manieren van werken, omgang met informatie en kennis, realiseren van gedragsverandering en optimaal gebruik van ondersteunende ICT tools. Adviseer in concrete verbeteringen op fysiek, virtueel, mentaal en organisatorisch vlak. Ontwikkel in nauwe samenwerking met eindgebruikers succesvolle strategieën die bijdragen aan prestatieverbetering in de praktijk

Inspiratie & anticipatie. Geef inzicht en overzicht van nieuwe trends in werkomgevingen. Vertaal de potentie in concrete aanbevelingen, impact analyses en uptake scenario’s. Creëer inspirerende demonstrators die de mogelijkheden laten zien.

Netwerk. Ontmoet en discussier via ProWork expertsessies met leiders in het veld en deel kennis en ervaringen met collega’s van andere organisaties die voor vergelijkbare uitdagingen en problemen staan.

De Centrale onderwerpen van het project zijn:

  • Bevorderen van effectief en productief samenwerken. Ook op op afstand en ook over organisatiegrenzen.
  • Verbeteren van persoonlijke productiviteit in flexibele werkomgevingen. Weten hoe tools, infrastructuur en informatie optimaal gebruikt kunnen worden.
  • Benutten van sociale verbindingen. Toegang hebben en deel uitmaken van de collectieve intelligentie en geheugen van een organisatie.

 

 

Onderzoek met resultaat en impact

Wednesday, October 20th, 2010

Wij geloven in:
- een mensgerichte aanpak. De professional staat bij ons dan ook centraal als onderwerp van onderzoek. Niets voor niets zijn wij gebruikersonderzoekers: willen snappen wat mensen drijft en waar ze behoefte aan hebben. Samen met op-maat oplossingen komen.

- integraliteit en multidisciplinariteit. Wij houden ervan om problemen van alle kanten te bekijken. Om perspectieven te combineren: innoveren in de fysieke, virtuele en mentale wereld. In balans. Wij werken dan ook veel samen: met diverse onderzoeksgroepen van universiteiten en hogescholen en met organisaties, die willen innoveren met HNW: in de praktijk komt immers alles bij elkaar.

Voor wat betreft implementatie van en onderzoek naar nieuwe manieren van werken is er een brede erkenning dat dit soort multidisciplinaire, complexe innovatie het beste via pilot georiënteerde experimenten geïntroduceerd kan worden. In dergelijke pilots kan dan een zogenaamde “safe-fail” aanpak worden gekozen. Dat wil zeggen dat in de context van de praktijk kleinschalige experimenten worden uitgevoerd met kleine interventies en probes, die indien niet succesvol, relatief eenvoudig en zonder grote impact weer afgebouwd kunnen worden. Succesvolle uitkomsten daarentegen worden fasegewijs opgeschaald. De pilots hebben dus een sterk leerdoel: ervaren wat werkt en wat niet werkt. Gebruikers zelf met nieuwe ideeën laten komen.

In de projecten pakken wij cases binnen de verschillende bedrijven dan ook aan als dergelijke living lab experimenten:
Een living lab is een combinatie van:
1) Eindgebruikers in de bedrijven die willen experimenteren met gebruik van nieuwe technologie en manieren van werken in hun dagelijkse werkpraktijk;
2) Een technische en fysieke infrastructuur die eindgebruikers het mogelijk maakt om nieuwe concepten en oplossingen te ervaren in zowel een gemanagede kleine schaal omgeving (voor gecontroleerde observatie en reflective) als in een brede (full-life) context;
3) Een methode om de gebruikersstudie te geleiden (inclusief training, workshops opzet, evaluatie methodologie, etc.)

Afhankelijk van de precieze scope en opdrachtstelling van een specifieke case, kent de Living lab aanpak drie fasen van onderzoeksactiviteiten.
In de eerste fase (exploratie fase) is het doel om eisen, wensen en ideeen te verzamelen rond b.v. nieuwe manieren van samenwerken of management van informatie. Methodes van onderzoek zijn observaties van huidige manieren van werken, brainstorming & discussieworkshops, interviews met gebruikers, concept games, demonstratie van nieuwe, voor gebruikers onbekende oplossingen of technologieen. Resultaat van deze fase is een diepgaand begrip van de problematiek en de eisen en wensen aan mogelijke oplossingen, ideeen voor mogelijke oplossingen en prioritering van de vervolgstappen.

De tweede fase (change fase) heeft als doel om met leidende gebruikers korte push –pull experimentele cycli te doorlopen. The method tijdens deze fase is om gebruikers te laten experimenten binnen real-life scenarios met nieuwe activiteiten en (mock-up of prototype) hulpmiddelen. Dit gaat verder dan focusgroepdiscussies doordat het groepen van gebruikers veel meer onderdompelt in nieuwe werkomgevingen en daadwerkelijk nieuwe manieren van werken. Hierdoor wordt gedragsverandering beter ondersteund kunnen gebruikers betere feedback geven over meerwaarde, gebruikersvriendelijkheid, haalbaar ed.

In de derde fase (consolidatie fase) verschuift de focus naar het volgen van experimenten over tijd en te kijken naar motivatie en acceptatiefactoren. Noodzakelijke technologie wordt voorbereid voor bescheiden roll-out. Mensen worden gestimuleerd om aangepast gedrag vast te houden en zich eigen te maken. Dit ondersteund met training waar nodig.

Een integrale manier van denken

Wednesday, October 20th, 2010

Hoe haal je het beste uit mensen en hoe kunnen andere werkvormen, werkstijlen en werkomgevingen daarbij helpen? Onder aanvoering van de Het Nieuwe Werken (HNW) filosofie worden in steeds meer organisaties stappen ondernomen om werk slimmer en flexibeler te organiseren en performance verbetering te bereiken. HNW pleit daarbij voor minder regels, resultaatgerichtheid en meer verantwoordelijkheden en ondernemerschap bij werknemers.

Wij vinden dat de belangstelling voor nieuwe werkconcepten niet uit de lucht komt vallen. Het is een logisch gevolg van een aantal ontwikkelingen die elkaar onderling versterken en die een grote invloed hebben op de manier waarop professionals hun werk uitvoeren en tot resultaten kunnen komen:
• De toenemende dynamiek in het ondernemen. Time-to-market van producten wordt steeds korter. De eisen aan flexibiliteit en efficiency in bedrijfsvoering zoals bij lean production steeds kritischer. Consumenten worden producenten.
• Denken in toegevoegde waarde. Samen kunnen werken in waardenetwerken en over organisatiegrenzen wordt steeds belangrijker. De klant centraal en betrokken. Maatschappelijk verantwoord.
• Veranderende arbeidsmoraal. Flexibiliteit in arbeidsvoorwaarden en -relatie. Toenemende aandacht voor balans werk-privé. Opkomst van de Internet generatie.
• Intelligente, verbindende technologie. Overal en altijd kunnen werken. Virtueel, papierloos kunnen werken. Maar ook informatie overload.

Performanceverbetering in dit krachtenveld pleit dan ook voor een integrale aanpak waarin er aandacht is voor een verbinding tussen de strategische oriëntatie en visie van een organisatie op werk, tactische doelen van management en samenhangende operationele keuzes in de inrichting van de werkomgeving vanuit zowel HRM (mentale domein), IT (virtuele domein) als facilitair management (fysieke domein).
Die samenhang is nodig, denken wij, omdat de diverse ontwikkelingen verandering complex maken: oorzaak beïnvloedt gevolg en andersom. Flexibilisering leidt tot fragmentatie en andersom. Vernetwerking leidt tot andere manieren van kennisdelen en samenwerken en andersom. Open organisaties leiden tot ander mobiliteit en vice versa. Dit betekent dat factoren die de performance van professionals en de organisatie als geheel bepalen, elkaar sterk beïnvloeden en veelal niet isoleerbaar zijn.
In dit speelveld is dan ook nieuwe kennis nodig. Overal en altijd kunnen werken of meer sturen op resultaten en eigen verantwoordelijkheden zullen niet automatisch leiden tot productiviteitsstijging of werknemerstevredenheid. Het Nieuwe Werken kent niet alleen positieve gevolgen maar zal ook negatieve effecten hebben. Er is kennis nodig van de manier en stijl van werken die bij mensen en organisaties past en hun ‘eigen’ is. Die leidt tot duurzame professional performance improvement. Niet de traditionele ‘mens=resource’ gerichte manier van werken, maar strategieën die een professional of groep van professionals zelf kunnen kiezen bij het effectief inrichten van zijn/haar/hun werk, werkritme en werkdag en zijn/haar/hun optimale werkomgeving. Gericht op het bereiken van win-win met de doelstellingen van de organisatie.

Om te komen tot een in alle facetten succesvol doorgevoerde verandering van werken en nieuwe producten en diensten die hierop aansluiten, is het absoluut noodzakelijk dat we beter inzicht krijgen hoe mensen en organisaties precies kunnen en willen werken in de huidige en de te verwachten economische en maatschappelijke realiteit, begrip krijgen van wat mensen drijft en motiveert om tot optimale prestaties te komen, hoe nieuwe technologie tot nieuwe mogelijkheden leidt en hoe we ingesleten gedragspatronen kunnen veranderen in andere, betere en slimmere manieren van werken.

Wij werken samen met

Wednesday, October 20th, 2010

Samen innoveren is essentieel om onze integrale visie te kunnen waarmaken. De bedrijfspartners in onze projecten herkennen ieder op zichzelf het belang om te anticiperen op de uitdagingen en kansen van nieuwe manieren van werken. Bovendien zien ze zichzelf geconfronteerd met specifieke uitdagingen die vragen om onderzoek, advies en slimme oplossingen: een noodzakelijke reductie van facilitaire kosten, het inrichten van samenwerking met (internationale) partners, digitaal werken, een ambitie om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor nieuw talent.

De partners geloven echter ook dat juist het bundelen van krachten in b.v. publiek-private samenwerkingsprojecten van waarde is. Aan de ene kant kan kennisdiffusie tussen kennisinstellingen de bedrijfspartners gestimuleerd worden. Aan de andere kant kunnen de bedrijven onderling van elkaar leren. Immers, er leven vergelijkbare vraagstukken die fysieke, virtuele en mentale veranderingen in de werkomgeving omvat.
Multidisciplinair onderzoek is dan nodig om de vraagstukken te adresseren. Hoe kan duurzame performance improvement worden bereikt? Hoe kunnen technologie en nieuwe diensten en producten een rol spelen? Welke instrumenten kunnen helpen om performance verbetering als gevolg van HNW te meten? Hoe kunnen professionals gestimuleerd en gefaciliteerd worden om slimmer te werken en hoe managen we het gedragsveranderingproces. Samen met onze kennispartners zoeken we naar de antwoorden.

Onze projecten hebben als doel grip te krijgen op flexibel werken en inzichten te krijgen in bovenstaande vragen. Ze helpt daarmee organisaties om zich optimaal voor te bereiden en toe gerust te zijn om slim de vruchten te plukken van nieuwe manieren van werken.

Contact

Sunday, October 17th, 2010

Wij zijn een team van toegepaste onderzoekers/adviseurs die willen begrijpen welke factoren aan succesvolle nieuwe manieren van werken ten grondslag liggen. Enerzijds vanuit een onuitputtelijke kennisbehoefte en nieuwsgierigheid naar die nieuwe mogelijkheden. Anderzijds worden wij gedreven door de voldoening van impact: we willen graag, op een integere en gewogen manier, organisaties en professionals helpen om nieuwe manieren van werken daadwerkelijk op een goede manier werkend te krijgen. Hoe kun je mensen helpen om de vruchten te plukken van nieuwe mogelijkheden en te leren slim om te gaan met de valkuilen? Hoe kun je mensen stimuleren tot en begeleiden in een gedragsverandering? En op organisatieniveau: Hoe kun je organisaties helpen om grip te krijgen op nieuwe manieren van werken en de rol die ICT daarin kan spelen?

Wij werken op het snijvlak van vernieuwen en verbeteren. Wij combineren kennis van nieuwste technologie (ICT) met kennis van mensen en verandering. Wij staan met de voeten in de waan van de dag van organisaties en brengen meerwaarde door analyse, advies en het aanreiken van oplossingen. Van strategisch niveau tot individuele training. Wij zijn ervaren onderzoekers. Allen gepromoveerd en met +5 jaar ervaring in innovatieve projecten met organisaties in de profit- en non-profitsector.

Casus kennisdelen en verbondenheid ASR Nederland

Wednesday, October 13th, 2010

De afdeling I&P is binnen de ASR Nederland organisatie een relatief nieuwe afdeling van professionals, die qua visie, ambitie en current practice vooruit willen lopen in “het nieuwe werken” in het algemeen en pro-actief kennisdelen in het bijzonder.
I&P wil op korte termijn stappen nemen om het kennisdelen (in de breedste zin van het woord) en de onderlinge verbinding tussen de medewerkers verder te bevorderen en de professionaliteit van de afdeling verder te verhogen. Doelstelling van de casus is om te verkennen en te toetsen welke instrumenten en welke voorwaarden geschapen zouden moeten c.q. kunnen worden (op organisatie en individueel niveau) om individuen te stimuleren en uit te dagen om kennis te delen.

Centrale onderzoeksvraag daarbij is te bepalen hoe de vier kernuitdagingen voor de kenniswerker (in sync, in touch, in flow en in control) een rol spelen in kennisdelen en onderlinge verbinding, welke structurele, relationele en cognitieve barrières hierbij van invloed zijn en hoe de werkomgeving hierbij kan ondersteunen.

Betrokken partijen:
      

Probleemgedreven grip op HNW

Wednesday, October 13th, 2010

Cases en pilots zijn bij uitstek geschikt om de uitdagingen van HNW in de praktijk te kunnen aanpakken en de effecten te kunnen onderzoeken. Het draait immers uiteindelijk om mensen, die zich nieuwe manieren van werken eigen moeten maken. Door samen met specifieke doelgroepen aan te slag te gaan komen inzichten naar boven en kunnen oplossingen worden geintroduceerd die gegeven een specifieke bedrijfscontext van waarde zijn voor de organisatie en voor de individu. Bovendien dragen cases bij om generieke kennis, patronen en good practice (zie onze knowledge base) te kunnen ontwikkelen.

Onze aandacht richt zich met name op de begeleiding van bedrijfscases rondom:

Persoonlijke performance verbetering. Verhogen van de persoonlijke productiviteit/effectiviteit van professionals Onderzoek naar de optimale inrichting van werkprocessen en informatieprocessen, passend bij de werkstijl van het individu en slim gebruik makend van de juiste tools en infrastructuur.

Verbeteren van de samenwerking binnen netwerken van professionals. Doelgericht kunnen samenwerken op afstand en over organisatiegrenzen. Onderzoek naar optimale inrichting van werkprocessen en werkomgeving.

Slim gebruiken van collectieve intelligentie. Gevolgen van HNW voor kennismanagementpraktijk. Onderzoek naar het effect van flexibilisering op kennisprocessen en de rol van sociale netwerken binnen en buiten de organisatie. Weten wie wat doet en weet.

De cases hebben vaak een vergelijkbare opbouw:

In de eerste fase (exploratie fase) is het doel om eisen, wensen en ideeen te verzamelen rond b.v. nieuwe manieren van samenwerken, tijd- en plaatsonafhankelijk werken of management van kennis of informatie. Methodes van onderzoek zijn IST-SOLL surveys, observaties van huidige manieren van werken, werkomgevingsdiagnose, critical incident analyse, social networking analyse, brainstorming & discussieworkshops en interviews met professional en management. Resultaat van deze fase is een diepgaand begrip van de problematiek en de eisen en wensen aan mogelijke oplossingen, ideeen voor mogelijke oplossingen en prioritering van de vervolgstappen.

De tweede fase (change fase) heeft als doel om met leidende gebruikers korte push –pull experimentele cycli te doorlopen. De methode tijdens deze fase is om gebruikers te laten experimenten binnen real-life scenarios met nieuwe activiteiten en (mock-up of prototype) hulpmiddelen. Dit gaat verder dan groepsdiscussies over hoe het zou kunnen, doordat het groepen van gebruikers veel meer onderdompelt in nieuwe werkomgevingen en daadwerkelijk nieuwe manieren van werken introduceert. Hierdoor wordt gedragsverandering beter ondersteund kunnen gebruikers betere feedback geven over meerwaarde, gebruikersvriendelijkheid, haalbaar ed.

In de derde fase (consolidatie fase) verschuift de focus naar het volgen van experimenten en meten van effecten over tijd en te kijken naar motivatie en acceptatiefactoren. Noodzakelijke technologie wordt voorbereid voor bescheiden roll-out of eisen aan opschaling. Mensen worden gestimuleerd om aangepast gedrag vast te houden en zich eigen te maken. Dit ondersteund met training waar nodig.

Uit de oude doos: Het Nieuwe Werken

Wednesday, October 13th, 2010

Het Nieuwe Werken (HNW) is, goed beschouwd, helemaal niet zo “nieuw”. Verzekeraar Interpolis, koploper in HNW, betrok al in 1996 haar nieuwe hoofdkantoor waarin de vaste werkplek voor iedereen was ingeruild voor de activiteitgerelateerde flexplek.  Telewerken werd op grote schaal “normaal”, net zoals het gestuurd worden op resultaat i.p.v. op aanwezigheid. Concepten als de “vier V’s” (vertrouwen, vrijheid, verantwoordelijkheid en verbondenheid) en de “drie werelden” (de fysieke, virtuele en mentale werkomgeving) werden in de praktijk gebracht. Ook de bekende neveneffecten van HNW traden toen al op, zoals vervaging van de grens tussen werk en privé en bezorgdheid over het gebrek aan sociaal contact met collega’s. Een en ander is nog altijd na te lezen op het web, zie bijvoorbeeld Interpolis Verzekeringen gaat voor telewerken (MT Management Team, januari 2001) en Polissen verkopen vanuit een zwerfkei (Intermediair, februari 2003).

Vijftien jaar later zijn de middelen flink gemoderniseerd: de thuiscomputer met inbelverbinding werd de laptop met breedband internetverbinding, de naar thuis doorgeschakelde telefoon op kantoor werd de mobiele smartphone, en met videoconferencing en sociale media werd het gemakkelijker om contact te houden met collega’s. Ook de toegang tot informatie op het werk verbeterde fors. En dat laatste is maar goed ook, want het vervoer (per koeriersdienst!) van meters papieren dossiers naar noeste thuiswerkers bleek voor Interpolis aanvankelijk een nog onverwacht grote kostenpost. Werknemerstevredenheid en werkgeversimago mochten in die begintijd dan argumenten voor telewerken zijn, kostenbesparing was dat zeker nog niet. Hetgeen nog maar eens benadrukt hoe visionair men destijds was.

Waar de technologie inmiddels flinke sprongen heeft gemaakt, lijken de uitgangspunten van HNW sinds de pionierstijd van Interpolis niet wezenlijk veranderd (bekijk deze visie van Getronics op HNW bij de Rijksoverheid maar eens). De accenten zijn wel veranderd: HNW anno nu legt de nadruk meer op samenwerken en kennisdelen dan destijds lijkt te zijn gebeurd bij Interpolis. Maar dat kan ook een kwestie zijn van waar je als organisatie de nadruk legt wanneer je met HNW aan de slag gaat. Ook de argumenten voor HNW (werknemerstevredenheid, werkgeversimago, klanttevredenheid) zijn niet wezenlijk veranderd. Productiviteitsstijging is een veelgehoord argument dat na al die jaren echter nog steeds erg moeilijk ”hard” te maken is. Maar gelukkig voor hen die vooral in “the bottom line” zijn geïnteresseerd is kostenreductie  tegenwoordig wél een belangrijk argument voor HNW.

Van terugblikken naar vooruitblikken. Ik ben erg benieuwd waar HNW over vijftien jaar zal staan. Vooral: zal Het Nieuwe Werken hoofdzakelijk “nieuw” blijven door technologische innovatie, zoals in de afgelopen jaren is gebeurd, of zal het ook nieuw blijven door innovatie in de uitgangspunten en invulling?